Documentação Digital

Cada vez mais as empresas necessitam disponibilizar informação através de documentos no formato digital. A redução nos custos e espaço de armazenamento são os pontos mais positivos deste novo conceito, porém, as demasiadas tecnologias e formatos disponíveis geram confusão e dúvida causando uma resistência à adesão.

A CGK auxilia você nesse processo, apoiando com consultorias e treinamentos especializados, com profissionais capacitados, e experiência necessária para desenvolvimento dos projetos.

Conheça alguns casos práticos e veja como os softwares Acrobat e o conceito de documentação digital podem mudar a forma como sua empresa compartilha informações:

COLETE INFORMAÇÕES ATRAVÉS DE FORMULÁRIOS A 3G COM, uma empresa do ramo de telecomunicação, possuí 350 funcionários em 5 cidades diferentes. O Departamento de recursos humanos, localizado na cidade matriz, realiza pesquisas de satisfação periodicamente, porém o processo é complicado e exige muito esforço por parte do departamento. Os formulários são físicos e distribuidos na matriz, scaneados e mandados por email para as outras cidades e a coleta de dados é completamente manual. Neste processo gasta-se muito papel e recurso humano para ser concluído SOLUÇÃO Utilizando o Acrobat, a 3G COM não gastaria mais nenhum papel. Com o Acrobat pode-se criar um formulário eletrônico a partir de um físico, enviando por email para todos os funcionários e recolhendo as informações tudo eletrônicamente. Além da economia de papel, o departamento de recursos humanos receberá todas as respostas preenchidas eletrônicamente pelos funcionários em uma tabela gerenciavel para poder organizar melhor os dados e tirar conclusões mais precisas.

DISTRIBUA ARQUIVOS DE DIVERSOS FORMATOS

A Vicenza Empreendimentos LTDA, é uma conceituada construtura. O departamento comercial sofre com seus emails de propostas. As propostas da empresa vão por email para clientes contendo a mensagem, uma planilha do excel com valores, uma apresentação da empresa em ppt, plantas dos empreendimentos, descritivos dos imóveis em pdf com diversas imagens. Com isso a proposta torna-se complicada, são muitos anexos, o risco de cair em spams sobe muito e o cliente muitas vezes não acessa todas as informações.

SOLUÇÃO
Utilizando a tecnologia de portfólios do Acrobat, a Vicenza Empreendimentos LTDA, poderia enviar todos os anexos da proposta em um único arquivo apenas. Com o portfólio PDF, todos os arquivos, de diversos formatos ficam organizados em um estilo visual aprimorado, podendo-se criar uma apresentação e orientação para o cliente. Além do risco de spam cair, o cliente vai ter fácil acesso a todas as informações em um único arquivo bastando ter o Adobe Reader instalado.

GERENCIE REVISÕES E COLABORE DOCUMENTOS

No escritório de advocacia Godoi & Associados o fluxo de revisão de processos leva muito tempo, além de estar sujeito a erros. O processo é trocado via email pelos advogados em um documento .doc, sem controle de versão, as observações são escritas diretamente no documento ou na mensagem do email, gerando muita perda de informação. Além disso, como o processo é muito manual, a revisão tem de ser feita várias vezes gerando atrasos.

SOLUÇÃO
No acrobat é possivel comentar e compartilhar opiniões sem alterar o documento, centralizando e gerenciando as opiniões e sugestões de todos os colaboradores. Além se não perder informações, o trabalho torna-se muito mais fácil e reduz drasticamente o número de revisões a serem feitas. É possível também compartilhar e verificar quem revisou ou não o documento a partir de um gerenciador.

PESQUISE TEXTOS EM ARQUIVOS DIGITALIZADOS

A seguradora Cafifórnia LTDA trabalha com seus contratos já de forma virtual, escaneando os contratos assinados pelos clientes. Porém a pesquisa de clausulas do contrato e informações dos clientes exige muito esforço pois os arquivos não passam de imagens. SOLUÇÃO Com a tecnologia aprimorada de OCR do Acrobat, esses contratos ficariam completamente pesquisaveis para o operador, podendo também armazenar vários arquivos em um único documento, facilitando a pesquisa por determinado contrato de um cliente em específico.

PROTEJA ARQUIVOS E INFORMAÇÕES EM PDF

A CJB Locações, empresa do ramo imobiliário, sofre com os problemas de segurança de seus contratos com os fornecedores. Por serem arquivos simples de texto, os arquivos estão sujeitos a alteração e as assinaturas são feitas sempre fisicamente, tendo que imprimir, tendo assim duplicidades de arquivo e risco de privacidade. SOLUÇÃO Com o suporte a assinaturas e certificados digitais, o processo da empresa estaria todo virtual, sem necessidade de cópias físicas do contrato. Além disso, você pode definir políticas de seguranção, impedindo o documento de ser salvo, impresso, lido ou ter o conteúdo extraído, deixando assim, as informações muito mais seguras.